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Sitzung oder Schulung als Hybrid-Veranstaltung durchführen

2021-12-14 Überlegen Sie, in Ihrem Verein oder Ihrem Unternehmen ein Meeting, eine Sitzung oder Schulung nicht nur "in Präsenz" oder nur als Online-Konferenz durchzuführen, sondern "hybrid", also mit Teilnehmern vor Ort und gleichzeitig mit per Videokonferenz zugeschalteten Teilnehmern? Dann hält dieser Artikel vielleicht einige Gedanken und Erfahrungen für Sie bereit, die für Ihre Veranstaltung nützlich sein könnten. Es kommt dabei viel Foto- und Video-Equipment zu Einsatz, von dem Sie vielleicht schon einiges besitzen oder sowieso schon kaufen wollten.  (Jan-Markus Rupprecht)

Dieser digitalkamera.de-Fototipp ist sicherlich etwas "Off-Topic", es kommt jedoch eine Menge Foto-Equipment zum Einsatz. Und vielleicht kommen Sie als digitalkamera.de-Leser einmal in die Verlegenheit, für Ihren Verein oder in einer anderen Situation ein Treffen sowohl in Präsenz, also mit Teilnehmern vor Ort, als auch mit extern per Videokonferenz zugeschalteten Teilnehmern durchzuführen. Dann haben wir hier ein paar Tipps und Ideen, wie so etwas gut gelingen kann.

Dieser Artikel ist ein Erfahrungsbericht. Wenn meine eigenen Überlegungen und Erfahrungen unseren Lesern hilfreich sein können, würde es mich sehr freuen. Keinesfalls soll dies aber eine Anleitung nach dem Motto "nur so geht es" oder "so geht es am besten" sein. Sicherlich werden Sie andere Rahmenbedingungen oder andere Ausrüstung haben und müssen von dem hier vorgestellten Weg abweichen. Und keinesfalls kann ich das umfangreiche Thema in diesem Rahmen erschöpfend und in allen Details behandeln.

Hinweis Falls Sie sich wundern, dass der Artikel keine Fotos des aufgebauten Setups enthält: Dieser Artikel war schlich überhaupt nicht geplant, insofern gibt es keine Foto-Dokumentation. Ersatzweise habe ich den Artikel mit Produktfotos der meisten beteiligten Produkte bebildert.

Ausgangssituation

Eine zweitägige Sitzung eines studentischen Seglervereins war zunächst, wie eigentlich immer, als normale Präsenzveranstaltung geplant. Hierzu war ein großer Seminarraum im Audimax der Uni Lübeck reserviert worden. Die Personenzahl war im Vorwege nicht bekannt. Aus Erfahrungen der Vorjahre war mit ungefähr 20 bis 60 Personen vor Ort zu rechnen. Da gerade die Covid19-Infektionszahlen in die Höhe schossen, kam der Wunsch auf, alternativ eine Online-Teilnahme per Zoom-Videokonferenz zu ermöglichen.

Im Vorjahr wurde die Jahresversammlung Pandemie-bedingt komplett online per Zoom-Konferenz durchgeführt. Das ging auch ganz gut und hatte sogar zu einer recht hohen Teilnehmerzahl geführt, weil dabei einige Teilnehmer von weither zugeschaltet waren, die sonst den Weg nach Lübeck nicht gemacht hätten. Damals war die Online-Veranstaltung allerdings auch als einzige Möglichkeit gegeben und als solche lange vorher angekündigt worden. Diesmal erfolgte die Ankündigung der möglichen Online-Teilnahme extrem kurzfristig, sodass nicht mit besonders vielen Online-Teilnehmern zu rechnen war (genaue Zahlen kannte aber vorher niemand).

Erfahrungen sowohl mit reinen Präsenz-Veranstaltungen als auch mit reinen Online-Veranstaltungen waren also reichlich vorhanden, allerdings überhaupt keine Erfahrungen mit "hybriden" Veranstaltungen, bei denen Teilnehmer sowohl vor Ort als auch aus der Ferne zugeschaltet waren. Zudem war die mögliche Vorbereitungszeit mit weniger als einer Woche sehr kurz und es gab im Grunde überhaupt kein Budget für Anschaffungen. Dafür war einiges an Ausrüstung privat und in der digitalkamera.de-Redaktion vorhanden. Mit dem mussten wir auskommen.

In der Uni Lübeck konnten wir im Seminarraum auf etwas Technik zurückgreifen, von der wir allerdings nur zwei Dinge wirklich benötigten: Einen fest installierten Videoprojektor und einen guten, stabilen Internet-Zugang, auch per LAN-Kabel. Andere Dinge, wie ein Funk-Mikrofon, waren für uns nicht nutzbar, da sie fest in die dortige Medientechnik eingebunden und nicht frei verwendbar waren. Die im Raum fest installierte Lautsprecheranlage wollte ich nicht nutzen, weil ich nicht einschätzen konnte, wie diese sich im Zusammenspiel mit der Zoom-Videokonferenz verhalten würde (Rückkopplungen bzw. Echo-Unterdrückung).

  • Bild Das Video-Schaltpult Blackmagic ATEM Mini Pro ist ein Wunderwerk für relativ wenig Geld und super einfach zu bedienen. Vier HDM-Videoquellen (inkl. Ton) plus zwei Mikrofoneingänge lassen sich dabei schalten und überblenden. Ausgabe über USB oder HDMI. [Foto: MediaNord]

    Das Video-Schaltpult Blackmagic ATEM Mini Pro ist ein Wunderwerk für relativ wenig Geld und super einfach zu bedienen. Vier HDM-Videoquellen (inkl. Ton) plus zwei Mikrofoneingänge lassen sich dabei schalten und überblenden. Ausgabe über USB oder HDMI. [Foto: MediaNord]

Im eigenen Bestand vorhanden sind diverse Kameras, Actioncams, Webcams, Objektive, Stative, Mikrofone, diverse Kabel usw. dazu Monitore, PCs, Laptops, Tastaturen, ein Bluetooth-Lautsprecher usw. Dazu ein Blackmagic ATEM Mini Video"mischer" (eigentlich eher Videoschaltpulte), sehr kompakt und leicht zu bedienen mit vier HDMI-Eingängen für Bild und Ton und zwei Mikrofon-Eingängen sowie Ausgängen als HDMI und als USB. Am angeschlossenen PC verhält sich das ATEM Mini im Grunde wie eine Webcam, nur dass diese "Super-Webcam" aus bis zu vier Kameras und bis zu sechs Mikrofonen (vier in oder an den Kameras und zwei zusätzlich) bestehen kann.

Blackmagic Design ATEM Mini als Videoschaltpult

Grundsätzlich wollte ich die Sache so einfach und reduziert wie möglich angehen. Je einfacher das alles zu bedienen ist und je weniger Equipment ich in die Uni schleppen müsste, desto besser. Ich hatte noch überlegt, ob es überhaupt das ATEM Mini sein müsste oder ob nicht vielleicht ein PC mit Zoom und normalen USB-Webcams oder eine per USB-HDMI-Videograbber angeschlossene Kamera auch ausreichen würde. Schließlich kann man in Zoom über eine Tastenkombination jederzeit schnell zwischen Kameras wechseln (allerdings bei mehr als zwei Kameras immer nur in einer Reihe durch, 1-2-3-4, und nicht schnell direkt z. B. von Kamera 3 auf Kamera 1). Dies habe ich allerdings aus folgendem Grund wieder verworfen: Für die Mikrofone gibt es diese schnelle Möglichkeit nicht. Und überhaupt fiel mir auf die Schnelle keine Möglichkeit ein, wie ich mehrere Mikrofone gleichzeitig und zuverlässig individuell regel- und schaltbar an den PC hätte anschließen können, sodass die Zoom-App diese alle gleichzeitig nutzt. Der Ton ist bei einer Konferenz noch wichtiger als das Bild, insofern wollte ich diesbezüglich keine Experimente machen. Die vorhandene Ausrüstung, gerade in Hinblick auf die Mikrofone, war ohnehin alles andere als optimal und bestand eher aus einigen Video-Mikrofonen und nicht aus Konferenztechnik.

Also war klar: Das ATEM Mini sollte das zentrale Schaltpult für alle Quellen sein. Das Gerät ist auch sehr einfach und intuitiv zu bedienen und nach unseren Erfahrungen kann ich einfach sagen: Es funktioniert ohne Wenn und Aber. Ganz anders als wenn man versucht, zahlreiche Geräte geleichzeitig per USB an einen PC anzuschließen und nutzen zu wollen, da kommt man nach meiner Erfahrung schnell in die Hölle.

Drei Kameras im Einsatz

Insgesamt drei Kameras sollten zum Einsatz kommen: Eine am Redner-Pult, eine, die zweite, die alle Teilnehmer in der Totalen zeigt und eine dritte Kamera, mit der einzelne Personen im Saal während ihrer Sprachbeiträge für die Online-Teilnehmer ausreichend sichtbar zeigen sollte. Als Kamera am Rednerpult hatte ich eine Sony ZV-1 vorgesehen. Eine Sony Alpha 7 III mit 24-105mm-Objektiv (alternativ 28 mm Festbrennweite) sollte die Totale filmen. Und unsere Labortest-Kamera Sony Alpha 7R III mit 70-300mm wollte ich für die Personen-Detailaufnahmen nehmen. Die Sony ZV-1 hat zudem ein exzellentes Mikrofon, das ich hoffte direkt benutzen zu können, alternativ dazu ein kleines Joby-Kamera-Zusatzmikrofon. Zum Herumreichen unter den Teilnehmern im Saal stand nur ein Rode Wireless Go Drahtlosmikrofon zur Verfügung, eigentlich als kleines Funk-Ansteckmikrofon für Reportagen gedacht (Sender mit eingebautem Mikrofon). So der Plan.

  • Bild Die Sony Alpha 7 III haben wir fürs Filmen der Redebeiträge der Teilnehmer vor Ort verwendet. Das geht auch mit jeder anderen Kamera, die eine Dauerstromversorgung ermöglicht und CleanHDMI beherrscht. Ein großer Brennweitenbereich ist hierbei hilfreich. [Foto: MediaNord]

    Die Sony Alpha 7 III haben wir fürs Filmen der Redebeiträge der Teilnehmer vor Ort verwendet. Das geht auch mit jeder anderen Kamera, die eine Dauerstromversorgung ermöglicht und CleanHDMI beherrscht. Ein großer Brennweitenbereich ist hierbei hilfreich. [Foto: MediaNord]

Als Rechner wollte ich versuchen, mit einem einzelnen Laptop auszukommen. Hierauf sollte die Zoom-Anwendung laufen und hier wollte ich auch die Bildschirmpräsentation der Sprecher freigeben. Die Bildschirmpräsentation als Bildschirmfreigabe zu machen ist extrem wichtig, wenn die Teilnehmer in der Ferne dabei alles gut erkennen sollen. Es wäre ja grundsätzlich möglich, die Präsentation auch quasi als viertes Kamerabild von einem Rechner in das ATEM Mini einzuspeisen und dieses dann groß zu zeigen und den Sprecher klein als Bild in Bild. Sowas geht wunderbar bei Videoproduktionen (da machen wir es auch so) oder auch bei einem YouTube-Livestreaming. In Verbindung mit einer Online-Meeting-Software wie Zoom (oder Teams, oder Webex oder was auch immer) geht das aber nicht gut, weil die Plattform dann davon ausgeht, dass es sich bei dem Bild um ein Sprecherbild handelt. Die Priorität liegt dann auf einer geringen Latenz (Verzögerung). Unwichtig ist hingegen eine gute Qualität bzw. hohe Auflösung. Diese wird bei Bedarf (schlechte Datenrate der Verbindung) dann ggf. sehr weit heruntergeregelt. Das kann dazu führen, dass Präsentationen dann in sehr schlechter Qualität übertragen und komplett unleserlich wird. Zudem besteht jederzeit die Gefahr, dass das Bild beschnitten wird, je nach App und Ausgabegerät der Online-Teilnehmer (Smartphone, Tablet, PC). Ausschließlich bei der Bildschirmfreigabe sorgen die Dienste dafür, dass diese "Folien" auch gut leserlich rüberkommen, dafür ist dann keine hohe Aktualisierungsfrequenz nötig und die Latenz spielt praktisch keine Rolle.

Tablet-Computer als Kontrollmonitor

Als Kontrollmonitor habe ich ein Android-Tablet verwendet, an das ich zur Ton-Kontrolle einen geschlossenen Over-the-Ear-Kopfhörer angeschlossen habe. Ein iPad hätte es auch getan, ist in diesem Fall aufgrund seines 4:3-Bildseitenverhältnisses aber eher ungünstig. Alle Kamerabilder und auch die Präsentation wurden ja in 16:9 übertragen, sodass das preisgünstige 10-Zoll-Android-Tablet mit seinem 16:10-Format alle Bilder schön groß darstellen konnte. Das Tablet hat nur WiFi eingebaut, keine SIM-Karte. Ins Internet wollte ich damit entweder über einen WLAN-Gast-Zugang der Uni gehen oder alternativ einfach über den Hotspot meines Smartphones, wie ich es sonst unterwegs auch mache. Das Tablet habe ich einfach mit der Zoom-App als weiter Teilnehmer mit dem sinnigen Namen "Kontrollmonitor" in der Konferenz angemeldet (mit stummgeschaltetem Mikrofon und abgeschalteter Videokamera). Auf diese Weise konnte ich eine echte "Hinterbandkontrolle" realisieren (für diejenigen, die noch wissen, was das früher bei Kassettenrecordern oder Tonbandgeräten war), d. h. ich höre und sehe exakt das, was die Online-Teilnehmer da draußen alle hören und sehen, sogar über den Umweg via Internet. Wenn Bild und Ton an meinem Kontrollmonitor OK sind, dann muss es auch bei allen Online-Teilnehmern der Fall sein (sofern diese nicht eigene technische Probleme haben).

Somit wäre sichergestellt, dass die von außen zugeschalteten Teilnehmer alles gut sehen und hören können. Aber wie sehen und hören die Teilnehmer im Saal die per Zoom zugeschalteten Teilnehmer? Sehen ist einfach, das wollte ich über den Videoprojektor machen, auf dem auch die Präsentation lief. Also HDMI-Anschluss vom Laptop einfach direkt an den Beamer angeschlossen und darauf das Bild vom Laptop dupliziert, entweder nur mit den externen Teilnehmern oder halt Teilnehmer und Bildschirmpräsentation kombiniert, genau so wie man es sonst auch kennt. Für den Ton habe ich einen leistungsfähigen Bluetooth-Lautsprecher namens Harman Kardon Go Play verwendet. Dieses Ding klingt sehr gut und kann auch richtig laut spielen. Damit sollte es überhaupt kein Problem sein, die Sprache der Online-Teilnehmer gut genug und laut genug in den großen Seminarraum der Uni zu übertragen.

Dauerstromversorgung für alles

Absolut wichtig war dann noch eine Stromversorgung für alle Geräte. Das ATEM Mini läuft ohnehin nur mit einem Netzteil (kein Batteriebetreib). Alle anderen Geräte waren im Grunde eigentlich akkubetrieben. Aber, das kennen wir schon aus unseren Videoproduktionen, die Akkus sind immer schneller leer als man gucken kann. Deshalb kommen für mich für solche Anwendungen ausschließlich Geräte in Betracht, die ich dauerhaft mit Strom versorgen kann. Deshalb waren mit von der Partie mehrere USB-Netzgeräte mit entsprechend vielen USB-Kabeln für alle Kameras (alle Sony-Kameras können über USB mit Dauerstrom versorgt werden), ebenso für das Tablet, das Smartphone und den Funkmikrofon-Empfänger. Der Bluetooth-Lautsprecher hat ein eigenes externes Netzteil.

  • Bild Die Kompaktkamera Sony ZV-1 (hier mit Rollei Hear:Me Wireless Funkmikrofon-Set) ist DIE Brot- und Butter-Kamera für Vlogger. Sie war anfangs verhältnismäßig teuer, ist mittlerweile aber für unter 600 € zu haben und leistet dafür großartige Arbeit. [Foto: MediaNord]

    Die Kompaktkamera Sony ZV-1 (hier mit Rollei Hear:Me Wireless Funkmikrofon-Set) ist DIE Brot- und Butter-Kamera für Vlogger. Sie war anfangs verhältnismäßig teuer, ist mittlerweile aber für unter 600 € zu haben und leistet dafür großartige Arbeit. [Foto: MediaNord]

Beim Besichtigen des Seminarraums am Vorabend (ein früherer Termin ließ sich aufgrund der dichten Raumbelegung nicht finden) stellte sich dann positiv heraus, dass die Internet-Verbindung dort über Kabel herzallerliebst war mit fast 1 Gbit/s Upstream und fast 500 Mbit/s Downstream. Die negative Überraschung war, dass der Abstand zwischen der vorderen Sitzreihe und der Wand mit der Leinwand etwas zu gering war für die 24mm-Brennweite des Zooms (womit die 28mm-Festbrennweite ebenfalls gleich wegfiel) und auch das Telezoom war nicht ideal, denn es hätte bedeutet, dass die Kamera für Einzelaufnahmen der Teilnehmer im Saal weit vorne stehen müsste und nicht mal eben von mir mitbedient werden konnte (ich selbst wollte mich mit sämtlicher Ausrüstung in der ersten Reihe positionieren, um möglichst kurze Kabelwege zu haben).

Fortsetzung auf Seite 2

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Jan-Markus Rupprecht

Jan-Markus Rupprecht, 57, fotografiert mit Digitalkameras seit 1995, zunächst beruflich für die Technische Dokumentation. Aus Begeisterung für die damals neue Technik gründete er 1997 digitalkamera.de, das Online-Portal zur Digitalfotografie, von dem er bis heute Chefredakteur und Herausgeber ist. 2013 startete er digitalEyes.de als weiteres Online-Magazin, das den Bogen der digitalen Bildaufzeichnung noch weiter spannt.